1 0 2   JUSTICE TRENDS // JANUARY / ENERO 2019 “We knew we had to do something,” he said. “But the thought of a new standalone application, after we had taken dozens of non-integrated silo systems off the market, was simply not going to fly with our executive leadership. There was nothing on the market to meet our needs, so we had to innovate. We turned to our OMS vendor, Abilis Solutions, to engage them in the challenge.” Solution Historically, a decision to engage the OMS vendor in building a mobile solution would have required expensive custom development and a high ongoing cost of ownership, as there would be a constant need for updates based on frequently changing phone operating systems. The CIO made it clear that the Agency would be willing to invest in the solution, but the mobile app had to become part of their product strategy and be managed on their product roadmap. It was also imperative that the app be fully integrated into the OMS. In early 2015, a joint Agency-Abilis collaboration identified a clear set of requirements and work commenced on a prototype application based on the iOS platform. Beyond the efficiency-based capabilities articulated by officers, the CIO’s team also had to address a number of security considerations, such as two-factor authentication tied directly into MS Active Directory, and remote device management and wiping for situations when the phone might become lost or stolen. In addition, certain remote regions of the state had limited signal strength at best. Results By the middle of that year, after internal testing and validation, several dozen phones were equipped with CORIS® Mobile for use by officers in the field. The results were very encouraging, and the team began to demo the app to community corrections leadership in all regions. Quickly the CIO’s challenge became one of managing and satisfying demand. “We knew we had a successful prototype, and the user appetite across the state was strong,” he said. “But we couldn’t rush. We couldn’t afford to push the app enterprise-wide until we had done more technical validation and troubleshooting against a series of ‘what-if’ considerations. Data security and data integrity are the cornerstones of our information strategy, and CORIS® OMS is recognised by everyone across the Agency as the single source of truth. We certainly didn’t drag our feet, but we weren’t going to take shortcuts either.” That prudent approach fitted perfectly with the Abilis model. From their innovation centre in Montreal, the team worked directly with theAgency to test the application and establish a statewide rollout strategy. la comunidad en más de 40 oficinas y centros administrativos, a medida que aumentaba drásticamente el número de casos. «El reto era obvio», dijo este experimentado DSI. «Acabábamos de completar un proyecto de varias fases para modernizar nuestro OMS en todas las operaciones institucionales y comunitarias. Un factor fundamental en esa inversión fue la necesidad estratégica de centralizar todos los datos en un entorno único e integrado para impulsar la eficiencia y ayudar a la toma de decisiones. El cambio hacia la gestión de más delincuentes en la comunidad representó la primera prueba. Necesitábamos mantener la alineación entre la estrategia de información y las prioridades operativas. Sin embargo, no pudimos introducir un sistema independiente para ayudar a los funcionarios de correccionales de la comunidad a gestionar una mayor carga de trabajo». Simultáneamente, con una generación más joven de funcionarios entrando en servicio, el DSI se topó con solicitudes diarias de una aplicación para teléfono móvil que permitiera acceder al OMS. Los funcionarios mencionaron su gran carga de trabajo y dijeron que necesitaban algo que les ayudara a manejarla desde el campo. Querían un fácil acceso a la información sobre sus clientes, la capacidad de recibir alertas actualizadas, grabar y cargar fotografías en el momento, grabar notas de las reuniones con los clientes y usar la asignación de GPS para ayudar a administrar el ruteo. El DSI se dio cuenta de que era posible que una aplicación móvil abordara la cuestión de la eficiencia de la carga de trabajo. Sin embargo, desde una perspectiva de gestión financiera y de TI, no era factible suministrar teléfonos a todos los funcionarios. Del mismo modo, habiendo visto aplicaciones de teléfono rudimentarias, sabía que no cumplirían con los requisitos de seguridad o de integración del OMS. «Sabíamos que teníamos que hacer algo», dijo. «Pero la idea de una nueva aplicación independiente, después de haber retirado del mercado docenas de sistemas de silo no integrados, simplemente no iba a funcionar. No había nada en el mercado para satisfacer nuestras necesidades, así que tuvimos que innovar. Nos dirigimos a nuestro proveedor de OMS, Abilis Solutions, para involucrarlos en el desafío». Solución Históricamente, la decisión de involucrar al proveedor de OMS en la construcción de una solución móvil habría requerido un desarrollo personalizado costoso y un alto costo continuo de propiedad, ya que habría una necesidad constante de actualizaciones basadas en los cambios frecuentes en los sistemas operativos de teléfonos. El DSI dejó claro que la agencia estaría dispuesta a invertir, pero la aplicación móvil tenía que convertirse en parte de su estrategia de producto y ser administrada en su hoja de ruta del producto. También era fundamental que la aplicación estuviera completamente integrada en el OMS. A principios de 2015, una colaboración conjunta entre la agencia y Abilis identificó un conjunto claro de requisitos y se comenzó a trabajar en una aplicación prototipo basada en la plataforma iOS. Más allá de las capacidades basadas en la eficiencia articuladas por los oficiales, el equipo del DSI también tuvo que abordar una serie de consideraciones de seguridad, como la autenticación de dos factores vinculada directamente a MS Active Directory, la administración remota de dispositivos y la eliminación para situaciones en las que se produjese un robo o pérdida del teléfono. Además, ciertas regiones remotas del estado presentavan, en el mejor de los casos, una intensidad de señal limitada. Resultados Amediados de ese año, tras las pruebas internas y validación, varias docenas de teléfonos estaban equipados con CORIS® Mobile para ser utilizados por los funcionarios. Los resultados fueron muy alentadores, y el equipo comenzó a hacer demostraciones de la aplicación a los directivos en todas las regiones. Rápidamente, el desafío del DSI se convirtió en gestionar y satisfacer la demanda. «Sabíamos que teníamos un prototipo exitoso, y los usuarios de todo el estado tenían muchas ganas», dijo. «Pero no podíamos precipitarnos. No podíamos permitirnos impulsar la aplicación en toda la empresa hasta que hubiéramos hecho una validación técnica y una resolución de problemas en contra de los "qué pasaría si...". La seguridad de los datos y la integridad de los mismos son las piedras angulares de The CORIS® Mobile application on a tablet device La aplicación móvil CORIS® en una tableta TECH CASE CASO TECNOLOGÍA Offender Management Systems Sistemas de gestión penitenciaria